Près de trois mois ont passé depuis la victoire de Tokyo dans la course aux Jeux d’été de 2020. Après l’euphorie du succès, le temps est venu pour l’équipe de candidature d’en expliquer les raisons et la méthode. Masa Takaya, l’un des responsables de la communication de Tokyo 2020, a répondu aux questions de FrancsJeux.
L’équipe de communication
« Elle a grandi tout au long de l’aventure. Au tout début, j’étais seul à bord. Puis nous avons commencé à nous renforcer, à partir du début du mois d’avril 2012, pour terminer à 10 personnes au cours des derniers mois. Mais, en plus de cette équipe de permanents, nous avons fait appel à deux sociétés extérieures: Weber Shandwick et 746, une agence londonienne qui nous a aidés sur les messages à transmettre aux médias. La grande différence entre l’équipe de communication de Tokyo 2020 et celle mise en place pour la candidature aux Jeux de 2016, où nous avons été battus, a été l’expérience. La première fois, nous ne connaissions rien aux grands événements sportifs et nous n’avions jamais mené une candidature. Pour la seconde, j’avais l’expérience d’une campagne olympique, plus un passage au sein de la Fédération internationale de triathlon (ITU). Et deux de mes directeurs avaient travaillé à la Coupe du Monde de football en 2002. »
Les chiffres
Au cours des deux ans de la campagne de candidature, nous avons publié et envoyé aux médias du monde entier un total de 177 communiqués de presse. Du premier au dernier jour, ils ont été publiés en anglais et en français. Nous avons également organisé plus de 20 conférence de presse. L’une des plus importante s’est déroulée à Londres, le 18 janvier 2013. Pour l’occasion, nous avons déplacé les principaux acteurs de l’équipe de campagne. Pourquoi Londres? Tout simplement parce que nous étions sûrs d’y rencontrer la plupart des journalistes qui comptent dans le mouvement olympique, ainsi que les représentants de Reuters, AP et AFP.
Le CIO
Nous avons rapidement réalisé que les occasions de rencontrer les membres du CIO seraient rares. En deux ans de campagne, nous avons eu seulement cinq opportunités de leur présenter notre dossier et notre vision: en mars 2013, à l’occasion de la visite de la commission d’évaluation à Tokyo, puis à la Convention SportAccord, à l’Assemblée générale de l’Association des Comités nationaux olympiques, lors de la réunion technique des candidats à Lausanne, et enfin le jour du vote, le 7 septembre à Buenos Aires. A notre première présentation, les membres du CIO étaient au nombre de 6. Les deux fois suivantes, ils étaient peu nombreux. A Lausanne, 85 d’entre eux étaient présents. En faisons nos comptes, nous avons découvert que 20 membres du CIO n’avaient jamais eu l’occasion de voir notre présentation avant de se rendre à Buenos Aires pour désigner la ville hôte des Jeux de 2020.
La méthode
Dès le début de la campagne, il nous a semblé très important d’occuper le terrain médiatique. Faute de pouvoir avoir un contact direct avec eux, nous avons décidé de nous adresser aux membres du CIO de façon très régulière par le biais des médias. Pour cela, comme je l’ai déjà dit, nous avons multiplié les communiqués de presse tout au long des deux ans. Et nous avons investi dans l’achat d’espaces dans les médias les plus reconnus au sein du mouvement olympique. Après quelques mois, nous avons réalisé que le plus grand nombre de demandes des médias du monde entier concernait l’accès à des photos de Tokyo, de son équipe de candidature, des sites… Nous en avons donc mis à disposition dans notre « centre de presse » virtuel sur le site officiel. Même chose pendant la visite de la commission d’évaluation. Les occasions pour la presse d’accéder aux envoyés du CIO étaient très réduites. Nous en avons donc « monté » certaines, notamment pour les photographes. Ils étaient une cinquantaine à attendre l’arrivée de la commission à son hôtel de Tokyo. Et l’image a fait le tour du monde.
